MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÔNG VIỆC:

1/ Quản lý và xử lý các giấy tờ: 

• Quản lý hợp đồng với đối tác và nhà cung cấp. 
• Thực hiện các thủ tục, hồ sơ và theo dõi thanh toán chi phí liên quan đến các dự án truyền thông (bao gồm hoạt động offline, chi thưởng chương trình, chi phí hợp tác báo chí...), thanh toán công tác phí, chi phí tiếp khách,… 
• Hỗ trợ tạo, thực hiện các Phiếu yêu cầu/tờ trình kinh phí cho các chương trình của đơn vị. 
• Sắp xếp và đặt phòng họp theo lịch làm việc của Bộ phận. 
• Tổ chức, sắp xếp lịch và các công tác liên quan đến phỏng vấn ứng viên thuộc các chức danh theo nhu cầu của đơn vị. 
• Lưu trữ hồ sơ/tài liệu của Đơn vị 
• Đảm bảo rằng mọi văn bản và thủ tục paperwork đều tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách của tổ chức. 
• Quản lý, đề nghị cấp các trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng phẩm, quà tặng của đơn vị 
• Quản lý theo dõi cung cấp văn phòng phẩm, ấn chỉ, ấn phẩm, bảng tên, danh thiếp, đồng phục thao tác trên hệ thống ERP, ITSM, ServiceNow,... 
• Quản lý hồ sơ pháp lý gồm các loại giấy phép, sao y, công chứng, và cung cấp khi có yêu cầu hợp lệ 
• Giao nhận, xử lý thông tin, công văn, tài liệu đi và đến. Soạn thảo, đánh máy, photo các văn bản theo yêu cầu 
• Lên kế hoạch bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa, thay mới các thiết bị, phương tiện làm việc 
• Quản lý hồ sơ pháp lý gồm các loại giấy phép, sao y, công chứng, và cung cấp khi có yêu cầu hợp lệ. 
• Giám sát việc thực hiện đánh giá ISO tại đơn vị 

  2/ Quản lý chi phí: 

• Đảm bảo tiến độ thanh toán, chi trả của đơn vị đúng hạng và đúng thủ tục 
• Tổ chức và duy trì hệ thống ghi chú chi phí để theo dõi và báo cáo. 
• Thực hiện chi trả các loại chi phí quản lý, mua sắm và làm thủ tục thanh toán,.. Lập kế hoạch chi tiêu và báo cáo thực hiện chi tiêu của đơn vị 

3/ Hỗ trợ hoạt động offline của BP Truyền Thông: 

• Hỗ trợ và triển khai, điều phối và tổ chức các sự kiện offline như hội nghị, hội thảo, tham gia gian hàng của phòng Truyền Thông khi kết hợp với báo chí, cơ quan quản lý nhà nước. 
• Làm việc với nội bộ và các bên nhà cung ứng liên quan tới quà tặng, vận chuyển và hỗ trợ các hoạt động tặng quà cho đối tác truyền thông. 
• Liên lạc và làm việc chặt chẽ với các đối tác để đảm bảo sự thuận lợi trong quá trình triển khai. 
• Tìm kiếm và có quan hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ in ấn, tổ chức sự kiện, cung cấp quà tặng. 
• Phối hợp tổ chức các hoạt động và sự kiện nội bộ của công ty 

 
4/ Liên kết nội bộ và bên ngoài: 

• Tương tác và hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác Tài chính - Kế toán, Phòng mua hàng, Nhân sự, Pháp Chế, Rủi ro… đảm bảo sự liên thông hiệu quả. 
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với các đối tác bên ngoài và cộng đồng. 

5/ Báo cáo và đánh giá: 

• Chuẩn bị và trình bày báo cáo liên quan đến chi phí và tiến độ triển khai hoạt động. 
• Phối hợp cùng các bên liên quan thực hiện đánh giá sau sự kiện/chiến dịch/dự án,... để rút kinh nghiệm và cải thiện quá trình tổ chức trong tương lai. 

Yêu cầu ứng viên 

1.Trình độ Học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị văn phòng, Hành chính – Lễ tân, Nhân sự,.. 

2.Năng lực:

2.1 Kiến thức/ Chuyên môn:

• Có kinh nghiệm mảng hành chính văn phòng từ 12 tháng trở lên.
• Có khả năng giao tiếp tốt, quan sát, tỉ mỉ, cẩn trọng 

2.2 Kỹ năng:

• Thành thạo tin học văn phòng 
• Kỹ năng lắng nghe, biết nắm bắt tâm lý con người 
• Biết sắp xếp, bao quát công việc 
• Quản lý thời gian làm việc tốt 
• Khả năng làm việc nhóm 
• Có kỹ năng giải quyết vấn đề 
• Nhanh nhẹn, chăm chỉ và ham học hỏi 
• Chịu được áp lực công việc